Por: Marco Antonio Flores*
La contratación pública es la herramienta administrativa utilizada para transformar los recursos públicos en bienes, servicios y obras para la población, estas tareas o acciones se documentan y forman parte de un expediente de contratación, en esta ocasión conoceremos algunas normas que regulan la gestión y control del expediente de contratación pública.
Comenzaremos estableciendo que El Reglamento de Ley de Contratación del Estado en su artículo 38 establece la obligación de conformar el expediente de contratación, desde las etapas de diligencias previas o iniciales hasta la culminación del proceso de contratación.
La Oficina Normativa de Compras y Contrataciones del Estado (ONCAE) producto de evaluaciones a los procesos de contratación encontró que la documentación sobre un proceso de contratación pública estaba separada o dividida, en poder de diferentes unidades o departamentos de la institución, con el fin de implementar mecanismos de conservación de los expedientes de contratación, se emitió la circular número ONCAE-003-2018 sobre lineamientos para el manejo y custodia del expediente único de contratación la cual busca que todos los documentos del expediente se concentre en un único expediente.
La circular se enlistan los documentos que formarán parte del expediente único de contratación, el fundamento legal para cada uno de ellos, y la ubicación del documento según las etapas del proceso de contratación, siendo una herramienta de muchísima utilidad para la verificación y control del propio expediente.
Otra normativa a tomar en cuenta sobre el expediente de contratación, son las “Normas Técnicas para el Manejo de Archivos de la Documentación Financiera del Sector Público” aprobadas mediante Acuerdo 0885, estas tienen como propósito establecer reglas mínimas para llevar un mejor control en la recepción, verificación y custodia de la documentación financiera generada por las instituciones del sector público, en ella se define el expediente como: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia. Establece metodología a utilizar para la organización y clasificación de la documentación financiera, así como el resguardo de la información electrónica y digitalización de los archivos.
Desde el ámbito de la transparencia, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información y su Reglamento contiene disposiciones aplicables al manejo del expediente de contratación, como ser la depuración documental.
El Instituto de Acceso a la Información Pública mediante Acuerdo número SO098-2019 emitió “Lineamientos De Archivos” dirigido a las instituciones obligadas y que posee como propósito definir el marco jurídico y técnico aplicable a la organización, clasificación, rescate, reivindicación, restitución, restauración, conservación, fomento, divulgación, fortalecimiento, desarrollo, transferencia, protección del patrimonio documental y el expurgo de documentos de carácter público, originados por las instituciones obligadas conforme a la legislación existente.
Así mismo, las Normas del Marco Rector del Control Interno contienen disposiciones que se deben tomarse en cuenta para implementar y aplicar políticas de archivo institucional, las cuales están orientadas a conservar los archivos institucionales.
El Reglamento Sobre Gobierno Electrónico, aprobado mediante PCM Número 086-2020, y regula los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información y comunicaciones en la actividad administrativa, contiene disposiciones sobre el Expediente Administrativo Electrónico, y lo define en su artículo 9, como el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo.
El reglamento tiene como uno de sus propósitos regular lo relativo al manejo de documentos y expedientes electrónicos, procesos y archivos bajo mecanismos electrónicos que sean creados o transmitidos por vía electrónica con el fin de facilitar la interacción entre el gobierno y las personas naturales o jurídicas. Desarrolla en uno de sus capítulos el “Expediente y Archivo Electrónico” cabe señalar que muchos de nuestros procesos de contratación pública se encuentran migrando hacia el uso de plataformas electrónicos, es decir que nuestro expediente de contratación pública existirá en un futuro no muy lejano en un espacio virtual o en la web.
Ante la diversidad de disposiciones normativas y altamente técnicas vinculadas al expediente administrativo de contratación, se vuelve necesario, una actualización de los lineamientos sobre el expediente único, que contemple los aspectos técnicos aplicables particularmente al expediente de contratación pública, abordando todas las etapas del proceso de contratación y prepare la gestión del expediente para el mundo electrónico o digital.
Esperando que la información sea de utilidad y que Dios les bendiga.
*Abogado Master en Derecho Mercantil y Especialista en Contratos Públicos.
Profesor Universitario.